大数据时代事业单位档案管理提质增效的路径探析
路娜娜（泊头市人力资源和社会保障局）
摘要：档案是事业单位运行过程中形成的具有保存价值的文字、图表等形式的历史记录，其不仅是事业单位
宝贵的信息资源，还是事业单位决策的重要参考和发展的重要依据。现代社会，随着大数据技术的快速发展及广
泛应用，事业单位档案管理面临新机遇和新挑战，需要转变传统档案管理模式，充分发挥大数据技术优势和作用，
推动事业单位档案管理创新发展，实现事业单位档案管理提质增效。基于此，本文分析了事业单位档案管理面临
的机遇和挑战，并就大数据时代事业单位档案管理提质增效路径进行探究。
关键词：大数据；事业单位；档案管理；提质增效
大数据时代，档案管理方式发生了巨大变化，在
档案信息的收集、整理、挖掘等方面，大数据发挥着
至关重要的作用，有力地推动着档案管理的创新与发
展。与此同时，大数据时代也带来了诸多挑战，如何
将挑战转化为机遇，借助大数据技术助力事业单位档
案管理，使其更好地为档案管理服务，是实现档案管
理提质增效的关键。因此，对大数据时代事业单位档
案管理提质增效路径的研究具有重要的现实意义。
一、大数据时代给事业单位档案管理工作带
来的机遇
首先，大数据时代更有助于挖掘档案价值。在信
息技术快速发展的背景下，事业单位档案管理中对信
息技术的应用也愈发广泛，电子文件逐步取代纸质文
档，这不仅提升了档案管理工作的效率和质量，也为
大数据技术应用奠定了坚实基础。借助大数据分析技
术，可以高效完成档案信息的筛选，提升档案分析的
深度与广度，充分挖掘有价值信息，进而提升档案资
源利用率。其次，大数据时代提升了档案信息资源的
共享水平。在大数据、云计算等先进技术的支持下，
档案信息实现了高效共享，极大地提升了档案资源的
利用率。在共享平台的支撑下，档案信息资源不再受
时间与空间上的桎梏，极大地提升了档案信息资源共
享水平，同时也进一步降低了共享成本。通过档案信
息的高效共享，不仅提升了档案信息资源利用率，而
且可以更好地为事业单位决策服务，保障了决策的
科学性。最后，大数据时代有助于档案管理的创新。
随着档案信息系统功能的完善，实现了档案管理各
环节的功能整合。在大数据技术的支持下，可实现
对碎片化、非结构化数据的高效收集、整理和归类。
这不仅创新了传统档案管理模式，而且极大地提升
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了档案管理工作效率。
二、大数据时代给事业单位档案管理带来的
挑战
（一）档案收集、存储难度加大
大数据时代给事业单位档案管理带来了诸多的挑
战，如图片、视频以及音频等非结构化档案信息数量
不断增多，占比越来越高，给档案信息的存储带来一
定的挑战。同时，大数据时代档案信息类型更加多
样，档案信息产生速度快、数量多，这些都会增加档
案信息搜集的难度。随着无纸化办公的开展，机构之
间以及部门之间传递的信息多以电子文件为载体，进
而产生了类型多样、数量众多的档案信息，传统的档
案管理系统已经难以满足多样化的存储需求。除此
之外，当前的数字信息档案管理系统通常都是在数
据库技术的基础上开发的，未能形成完善的智能化、
专业化以及网络化的存储系统，这不仅会给存档数
据维护带来诸多挑战，而且还会影响存档数据查取
的便捷性。
（二）档案信息安全保障难度加大
大数据时代，档案资料的存储正在由纸质存档向
电子存档的方式转变，由线下存储向线上存储转变。
这种转变给事业单位档案管理带来了巨大的便利，不
仅极大地提升了档案信息存储量，而且有助于节约档
案资料存储成本。但这种转变也带来了更多的安全问
题，主要表现在以下两个方面：一方面，档案保存介
质不安全。以硬件磁盘为例，在档案信息保存过程中，
硬件磁盘受到环境因素的影响，容易导致存储介质的
物化性质发生变化，可能引起存储的数据信息丢失。
另一方面，安全保障体系不完善。云计算等现代技术
的发展与完善，给档案信息的存储提供了更佳的选择。
例如，应用大数据与云计算技术构建“云档案”管理
系统，可以将档案信息直接上传至服务器储存。这种
储存方式虽不涉及储存介质安全问题，但同样面临一
定的安全威胁，如服务器安全防护措施不到位，导致
档案信息面临安全风险[1]。
（三）缺乏完善的创新与联动机制
缺乏完善的创新与联动机制也是大数据时代事业
单位档案管理面临的重要挑战。档案管理工作通常不
会给事业单位带来直接效益，因而得不到充分的重视，
进而导致档案管理创新驱动力不足。除此之外，大数
据时代对管理人员的专业素养与综合素质提出了更高
的要求。然而，部分档案管理人员属于“半路出家”，
专业水平有限，加之得不到系统性的知识与技能培训，
尤其是大数据知识与应用方面的培训，导致其在事业
单位档案管理中对大数据技术的应用不充分，难以借
助大数据技术的优势和作用创新档案管理模式。由于
线上档案与线下档案的管理方式不同，导致事业单位
档案管理线上线下联动不足，这不仅会影响事业单位
档案管理工作效率，而且还会影响档案资源利用率[2]。
三、大数据时代事业单位档案管理提质增效
路径
（一）加强档案管理平台建设
新时代，事业单位发展面临新的形势与要求，这
也使事业单位档案管理工作变得更加复杂。为保障档
案管理工作的高效开展，应加强档案管理平台建设，
借助完善的档案管理平台来提升事业单位档案管理工
作效率。建设档案管理平台既要保证系统性资源对接
的便利性，还要满足事业单位的个性化需求。因此，
应着力打造存储量大、整体性强、智慧程度高且符合
事业单位发展需求的档案管理平台。
档案管理平台要具备多样化的数据接口及强大的
信息处理能力，以确保各类子平台的顺利接入，保障
数据的转换与传输能力。这将促进地区之间、部门之
间的数据有效衔接，打破信息壁垒，避免档案信息资
源的重复性收集。除此之外，不同部门涉及的档案
类型也有所差异，不利于统一、规范、高效的档案管
理。针对这种情况，不仅要加强档案信息规范化建
设，还应结合具体的档案信息类型开发针对性的管理
子系统，以此提升档案信息采集、转换、查询等环节
的工作效率。此外，在档案管理平台建设过程中还应
构建便捷化的门户平台与操作系统，这不仅可以为
事业单位档案管理提供便利，而且有助于节约档案管
理人员培训成本，改善用户查询体验。总之，档案管
理平台能够为事业单位档案管理工作提供有力支撑，
加强档案管理平台建设是实现大数据时代事业单位
档案管理提质增效的重要保障。着力打造功能完善、
智慧程度高、整体性强且符合事业单位发展需求的
档案管理平台，助力事业单位档案管理高效开展，
实现事业单位档案管理提质增效[3]。
（二）完善档案管理制度
制度是管理工作的规范、依据和保障，完善的档
案管理制度有助于提升事业单位档案管理的规范化和
标准化水平，进而提升档案管理质量和效率。因此，
制定完善的档案管理制度，是大数据时代事业单位档
案管理提质增效的前提和基础。
首先，完善的档案管理制度应具备简单实用的特
点，以及较强的权威性和实践指导性。同时，还应具
有普遍约束力，不能只针对档案管理人员，所有干部
职工均应遵守相关规章制度，这样才能充分发挥档案
管理制度的作用，强化全员的档案管理意识。其次，
应以制度的形式确定档案管理流程，不断优化档案标
准化操作细节，借助完善的管理制度推动事业单位档
案管理标准化水平的提升。例如，在档案管理制度中
对相关信息系统产生的电子文件归档规范作出明确要
求，规范信息系统产生的电子文件归档程序，提升档
案管理规范化水平。再次，应以制度的形式明确档案
管理责任，结合《中华人民共和国档案法》以及相关
保密制度要求不断完善档案管理制度，明确档案管理
责任，提升档案管理人员的安全责任意识。在事业单
位档案管理过程中，应针对不同密级的信息采用分级
化管理，明确划分档案信息查询权限。最后，应将系
统安全防护要求纳入档案管理制度体系，在档案管理
制度中对安全防护作出明确要求，如要求定期更新档
案管理系统的安全防护措施等，以此保障各项安全防
护措施落实到位，提升档案信息安全防护能力，切实
保障档案信息安全。
（三）提升档案管理服务能力
档案管理的目的在于为事业单位发展提供有力支
持。在大数据时代，事业单位档案管理提质增效需不
断提升档案管理服务能力。一方面，强化服务意识，
结合事业单位发展需求以及地区发展的重大决策部署，
充分挖掘档案数据，为相关决策提供参考和依据，提
升服务的主动性。另一方面，强化民生服务意识，需
加强与民生部门的协作，借助大数据技术打破信息壁
垒。以养老保险关系转移接续为例，人社局应推进线
上办理“一网通办”的一体化政务服务平台建设，借助
该平台进行部门协作联合办理，实现社保医保转移“一
次办”。又如，人社局联合数据管理局共同建立人社、
医保工作协调和联动机制，充分发挥大数据技术优势，
实行社保医保转移接续“一件事一次办”，由传统的“分
开办”转变为“联合办”，打破部门间壁垒，进一步
精简办事材料，优化办事流程，提高办事效率。为进
一步提升民生服务水平，可以应用大数据技术对即将
超期未办结的转移业务进行查询、反馈和督办，确保
办理过程无疏漏、无失误，让养老保险关系转移步入
“快”车道[4]。
提升档案管理服务能力还要树立社会服务理念，
为用户提供个性化服务。例如，利用大数据技术分析
用户的数据查询类型以及用户的个性化需求，并以此
为依据，借助微信公众号等渠道向用户推送关联信息
与办事流程，在提升服务水平的同时实现档案管理工
作创新。又如，结合社会热点信息，应用大数据技术
快速筛选和整合档案信息，及时向社会传播客观、准
确的信息，引导正向社会舆论。
（四）提升档案管理人员综合能力
档案管理人员的综合能力直接关乎档案管理的高
效开展，也是档案管理服务能力的重要影响因素。大
数据时代，事业单位档案管理提质增效，要注重提升
档案管理人员的综合能力，尤其是档案管理人员的信
息技术素养。
大数据时代的事业单位档案管理对管理人员的综
合能力提出了更高的要求，不仅需要其具备专业的档
案管理知识与技能，而且还要熟练掌握网络信息处理、
数据库建设和应用等方面的技术。因此，要加强档案
管理人员培训，为其创造更多的学习机会，帮助其更
新知识，掌握技术，提升能力，不断强化责任意识与
管理意识。为提升大数据技术应用效果，还应将大数
据技术培训作为重点，凸显培训的针对性和有效性，
强化管理人员的数据应用意识，提升其大数据技术应
用能力，这样才能充分发挥大数据技术优势，推动事
业单位档案管理提质增效。此外，要创新培训形式，
着力打造信息化网络学习平台，为档案管理人员参与
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培训和自主学习提供便利。
在社会层面，应创新档案管理人才培养机制，结
合档案管理工作实际要求，优化和调整教学内容与方
式，加强实践锻炼，培养信息技术素养，帮助其掌握
数据类型转换、大数据分析、数据处理等方面的技
能，将其打造成为符合大数据时代档案管理工作需求
的综合型人才[5]。高校作为重要的人才培养基地，要
结合社会发展需求调整人才培养方案，制定完善的人
才培养策略。针对档案管理人才的培养，要根据档案
管理工作岗位要求，采用理论与实践相结合的方式，
创新教学方式方法，提升教学效果与人才培养质量，
强化学生综合能力。
四、结语
随着大数据技术的发展，大数据的引领作用愈发
凸显并得到了广泛应用。对于事业单位档案管理而言，
大数据时代产生的影响是多方面的，既带来了机遇，
也带来了挑战。在此背景下，事业单位档案管理也要
顺势而为，加强大数据技术应用，将挑战转化为机遇，
助力事业单位档案管理提质增效。
参考文献
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作者简介：路娜娜（1989—），女，大专，助理馆
员，研究方向为档案管理
