信息化环境下建设项目档案收集整理挑战及质量管控
优化策略
李晓珺
（上海核工程研究设计院股份有限公司，上海 200233）
【摘 要】信息化环境下，建设项目档案是工程全生命周期管理的重要数字资产，但其收集整理工作面临诸多挑战，如数据量大且归档
节点散、格式多样系统难兼容、安全风险高防护弱、协同性差责任不清。对此，论文提出可采取统一标准规范流程、技术赋能搭建集成
平台、分级管控构建安全防线、机制创新建立共享联盟等策略，优化档案质量管控，助力档案管理从传统分散模式向数字化、协同化
转型，充分释放档案在项目各环节及企业发展中的核心价值。
【关键词】建设项目档案；信息化变革；质量管控；协同管理
【中图分类号】G271；F426
1 引言
【文献标志码】A
信息技术正以前所未有的深度融入建设领域，这一变革
促使建设项目档案管理发生了翻天覆地的变化。不再局限于
传统的纸质文档管理模式，如今的建设项目档案管理正大步
迈向数字化、信息化的新阶段。建设项目档案在项目全生命
周期管理中占据着举足轻重的地位。然而，信息化在带来诸
多便利的同时，也给档案收集整理工作带来了一连串的难
题。深入剖析这些挑战，并探寻切实可行的质量管控优化策
略，对于提升建设项目档案管理水平、保障项目顺利推进、助
力企业可持续发展而言，具有极为重要的现实意义，这也正
是本文展开研究的出发点与核心目标。
2 信息化环境下建设项目档案的重要性
在信息化环境下，建设项目档案堪称工程全生命周期管
理的核心数字资产，具有多维度的重要价值。从管理视角来
看，其涵盖了项目前期审批、施工记录、竣工验收等全流程的
数据，是项目合规审查、质量追溯以及运维检修的关键依据。
在核电项目大小修过程中，竣工文件能够直接为故障排查提
供指导。从决策层面来看，通过对同堆型档案数据进行深入
分析，能够挖掘出施工工艺优化、成本控制等方面的规律，从
而为新项目提供数据驱动的科学决策支持。从合规角度出
发，完整的电子档案在审计督查、司法纠纷中可作为强有力
的法律证据，能够有效防控责任认定风险。从企业发展层面
来说，档案中沉淀的技术经验与管理模式，经过数字化整合
后，能够转化为企业的核心竞争力，助力企业实现质量管控
和效能提优，是企业数字化转型进程中的重要知识载体。
【文章编号】1673-1069（2025）03-0095-03
3 信息化环境下建设项目档案收集整理面临的挑战
3.1 数据量大，归档节点分散
在信息化环境下，项目档案收集整理过程中存在重重困
难。以核电总承包单位为例，在设计环节，包括核岛设计、常
规岛设计、厂家二次设计等，设计软件会产生技术参数等结
构化数据，报审环节会产生审查意见等业务管理数据。随着
数字化移交的需求越来越高，除了传统的档案移交以外，二
维图纸、报告，以及复杂的三维模型、动态监测记录等都属于
向业主移交的范围，而且需要支持多维度查询。这些数据规
模庞大、格式多样，关联紧密且更新频繁，不论是移交量还是
移交范围都数倍增长，整理难度不言而喻。传统人工分类、著
录的归档方式，难以精准对接数字移交要求，常造成关键数
据漏报、流程记录中断，极大影响档案完整性，给后续工程运
维、经验传承带来阻碍。
此外，大型建设项目涉及业主、监理、设备供应商、建安
承包商等多方主体，各主体于不同阶段通过不同的业务平台
生成文件并存储于各自的业务系统。虽部分项目推行在总包
平台完成业务审批管理的模式，但这些系统更多地以项目管
理为主，一方面平台更注重业务审批效率，忽视文档检查等
非业务环节，缺少前端的把控，导致在归档甚至组卷整理阶
段整改困难；另一方面此类项目管理平台的文档管理功能较
弱，未整体考虑文档数字化智能化的需求，缺乏统一归档标
准与全流程协同机制，各单位文件格式、数据依据不统一，归
档节点难以串联，信息孤岛现象未消。在总包平台审批时，常
因流程烦琐，导致版本控制混乱，纸质与电子文件脱节，文件
追溯、跨单位协同效率低，严重影响档案管理的全面性、准确
性与及时性[1]。
3.2 格式多样，系统兼容不足
大型建设项目基本以设计为牵引，而基于设计内容的特
征性，实际设计时会使用针对性的设计软件。以某核电总承
包设计院为例，除了基础的AUTOCAD以外，阀门类设计多
用 EB，管道设计使用Flowmaster，三维模型采用PDS
designer，电气设计使用 MicroStation。而在数字化移交时，为
了支持不同专业内容的兼容显示，则会将这些类型的三维模
型转换成轻量化模型在标准平台中进行查询浏览，这就会导
致部分数据丢失。
在工程管理环节，通过总包单位的数字化协同平台实现
跨组织数字协同的同时，为资料的便捷采集提供基础，如通
过工程APP实时对施工整改单、设备问题处理单等任务采集
证明材料，支持PDF、图片、视频等多种格式，但这对传统档
案在幅面、页眉页脚等内容的要求存在挑战。文档管理时，验
证信息来源繁杂，因多格式存储需求，使得项目档案格式更
为多样，加剧了与系统的兼容难题。部分专属格式在归档时
容易出现格式转换失真、数据解析失败等问题，影响文件的
完整性与可用性。
在系统对接方面，业主、施工、监理等各方的业务系统
由于技术架构、数据标准、接口规范各不相同，形成了信息
孤岛。跨系统数据交互只能依靠人工操作，效率极为低下，
而且很容易因为格式不兼容导致数据丢失或出错。此外，元
数据标准不统一，各单位对文件形成时间、责任主体等基础
信息的著录规则存在差异，这就使得在档案检索时出现“查
不全、查不准”的情况，海量数据难以得到高效利用。整体而
言，建设项目档案收集整理工作陷入了“格式乱、系统裂、利
用低”的困境，迫切需要借助标准化与技术集成来打破这一
数据障碍[2]。
3.3 安全风险，防护体系薄弱
在信息化环境中，档案管理安全形势尤为严峻。以核电
建设项目为例，因核电项目的特殊性，对核电数据的安全防
护要求较高，同时业主、监理、设备供应商、建安承包商通过
数字化协同平台协同建设，以不符合项报告（NCR）为例，流
程涉及20多个节点，多个责任方，权限管理不当易导致敏感
数据外泄，这对档案的真实性、完整性与可用性构成了严重
威胁。从技术安全角度来看，电子档案极易遭受病毒、黑客攻
击以及存储介质损坏等问题影响。部分项目缺乏异地备份与
容灾机制，关键数据面临着丢失的风险。而且，随着新兴技术
的不断应用，数据泄露、传输截获等新的安全挑战也随之而
来，但却缺乏有效的防护手段。在管理安全方面，权限划分较
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溯。电子签名等应用不够充分，双套制管理不仅成本高昂，而
且保障效果有限。从合规性安全层面来看，《电子档案管理办
法》落实不到位，格式校验、防篡改技术未得到充分运用，电
子档案的法律效力存在疑问。这些问题充分暴露了建设项目
档案安全管理的短板，亟需构建一套全生命周期的立体化防
护体系。
3.4 协同困难，责任边界模糊
信息化环境下，建设项目档案管理受协同机制缺失、责
任界定模糊的制约。一个建设项目涉及业主、监理、总包、建
安承包商、采购供应商等众多参建方，各方在文件生成、流
转、归档过程中所采用的标准各不相同，又缺乏统一的协同
平台与责任机制，导致“信息孤岛”和“管理真空”现象并存。
现行的归档规范对于新型电子档案，如三维模型、施工影像
等的规定较为笼统，常引发责任推诿的情况，例如无人机巡
检视频的归档问题。
跨单位沟通主要依靠传统工具，导致文件版本混乱、审
批速度缓慢，档案人员不得不花费大量时间用于协调补正工
作。质量管控缺乏协同校验，对于隐蔽工程等文件的完整性
只能依靠人工抽查，发现问题时往往已经滞后，整改成本较
高。电子文件形成责任与审核权限未得到固化，“谁形成谁负
责”的原则落实不到位，多方会签追溯困难。这些问题进一步
加剧了系统性风险，亟需通过制度创新与技术手段重构协同
责任体系。
4 信息化环境下优化建设项目档案质量管控的有
效策略
4.1 统一标准，规范流程管理
在信息化环境下优化建设项目档案质量管控，首先要以
标准化建设作为基石，构建全流程规范化管理体系。具体而
言，应建立一套覆盖文件形成、归档、存储、利用的全生命周
期标准体系，制定《建设项目电子文件归档与管理规范》。在
该规范中，明确规定三维模型、影像资料、检测数据等新型文
件的格式要求，如统一将三维模型归档为STEP通用格式，并
规定视频文件的分辨率与存储时长。同时，明确元数据著录
规则，如强制标注文件形成时间、责任主体、关联项目节点等
核心字段以及保管期限等内容，以此解决格式多元与系统兼
容难题。
其次，实施流程再造与责任固化措施。在项目管理系统
中嵌入“归档触发机制”，将分部分项验收、进度款支付与档
案提交节点进行强制关联。例如，未完成隐蔽工程影像归档
就无法启动验收流程。同时，制定《归档责任矩阵表》，明确业
主、监理、总包、建安承包商、采购供应商等各方在不同阶段
的具体任务。例如，设备供应商/建安承包商负责提交工程变
管理论坛
立“四性”检测机制，归档前自动校验文件格式，如转换三维
更文件，监理单位承担施工日志完整性审核职责。借助电子
签章、区块链存证等技术，实现“谁形成、谁负责、谁归档”的
责任追溯，从制度层面破解“节点分散、责任模糊”的管理困
境，为档案收集整理构建起统一规范的操作框架[3]。
4.2 技术赋能，搭建集成平台
信息化环境下优化建设项目档案质量管控，还需以技术
赋能作为核心驱动力，构建全要素集成管理平台，以此破解
数据治理难题。首先，依托“项目档案数据中台”实现多源系
统集成。通过标准化API接口，打通业主方项目管理系统、总
包方数据中台、监理方质量管控系统等异构数据源，自动抓
取设计图纸、施工记录、检测记录等全周期数据，并同步完成
格式转换与元数据补全。例如，将三维模型自动转换为STEP
归档格式，并提取关联图纸编号，消除信息孤岛现象，减少人
工录入误差。
其次，开发智能归档与数据校验模块。运用OCR技术自
动识别纸质文件关键信息，并根据特定结构化数据自动生成
电子目录。通过NLP技术分析文件内容，实现逻辑关联校验，
如核查变更单工程量与竣工报告是否一致。结合规则引擎实
时扫描格式合规性，如检测视频文件分辨率是否符合归档标
准，将人工抽检转变为全流程智能质控。
最后，引入数字孪生技术构建三维档案管理场景，将竣
工图纸、设备参数、运维记录等与虚拟建筑模型进行动态关
联，实现“模型浏览—档案调阅”一体化操作，提升检索利用
效率。通过技术集成与智能化改造，形成“数据采集自动化、
处理智能化、应用可视化”的管理闭环，从根本上突破传统档
案管理的效率瓶颈与质量管控盲区。
4.3 分级管控，构建安全防线
信息化环境中，构建“技术防护+管理控制+合规保障”的
分级安全防控体系，是优化建设项目档案质量管控、筑牢安
全防线的核心。技术安全上，采用“存储—传输—应用”三层
防护。存储层以“本地集群+云端分布式存储”模式，实时将重
要档案同步至异地灾备中心，设置每日全量、增量实时同步
的自动化备份恢复机制，确保数据可恢复。传输层用国密算
法SM4加密传输链路，部署手机令牌、生物识别等动态身份
认证，防范数据截获与非法访问。应用层借区块链存证，哈希
值固化电子文件并上链，记录文件操作全程，追溯档案真实
性。管理安全方面，推行精细化权限管控与审计。依据“最小
权限原则”按岗位分配权限，限制施工单位操作数据范围，禁
止导出核心文件。通过日志系统监控高频下载等异常，制定
应急响应预案，明确病毒攻击等处置流程，每季度演练，提升
应急速度。合规性保障上，严格落实《电子档案管理办法》，建
模型格式、去除PDF密码，用数字摘要固化文件原始态，认证
电子签名印章效力，确保档案符合长期保存与司法验证标
准，打造坚实安全屏障[4]。
4.4 机制创新，建立共享联盟
信息化环境下，优化建设项目档案质量管控，要以机制
创新为切入点，构建“多方协同、责任共担、资源共享”的档案
管理共享联盟体系，打破跨主体协作困境。首先，搭建顶层协
同治理架构。由业主牵头，集合设计、施工、监理、档案管理等
参建方成立“项目档案管理委员会”，制定《档案协同管理章
程》，明确各方在三维模型、监测数据等新型文件归档中的责
任，如约定施工方负责无人机巡检视频归档，业主备份。通过
每月一次联席会议，统筹归档计划、协调争议，打破“各自为
政”局面。其次，推行“档案管理前置介入”机制。在项目策划
阶段，安排档案专家参与需求调研，把归档要求融入三维建
模、施工资料管理流程，如规定模型构件需关联检测报告编
号，从源头减少整改成本。技术协同上，搭建“档案管理驾驶
舱”数字化平台，实时共享归档进度、质量问题，支持在线会
签等功能，实现线下到数字化管控的转变。建立“归档信用评
价体系”，将文件提交质量与履约评分挂钩，如三次高质量归
档获加分，滞后归档扣保证金，以市场化手段压实责任。最
后，文化与能力建设方面，打造“全员参与”的生态。通过跨单
位培训、联合考核提升参建人员数字化归档技能，将档案管
理纳入项目履约评价，形成协作文化。经机制创新与组织变
革，实现从“分散管理”到“联盟共治”转型，为档案质量管控
注入协同新动力。
5 结论
信息化环境下，建设项目档案管理机遇与挑战并存。数
据、格式、安全、协同等方面的挑战阻碍了档案管理工作的高
效开展。通过实施统一标准、技术赋能、分级管控、机制创新
等策略，能有效优化档案质量管控。未来，应持续关注技术发
展，深化协同合作，不断完善档案管理体系，让建设项目档案
更好地服务于项目全生命周期管理，推动建筑行业数字化转
型与高质量发展。
